Direttiva Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi

Prot.n. 4797                                                                           Bari, 01.09.2023

 

AI Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi

Giuseppe Ingravallo

SEDE

All’albo on line

RSU

 

OGGETTO: Direttiva relativa a OBIETTIVI E INDIRIZZI DELL’ATTIVITA’ DEI SERVIZI GENERALI ED AMMINISTRATIVI A.S. 2023/2024.

 

IL DIRIGENTE SCOLASTICO

VISTA             la Legge 7 agosto 1990, n. 241;

VISTO             il D.M. 6 aprile 1995, n.190;

VISTO             l’art. 21 della Legge 15 marzo 1997, n. 59;

VISTO             Il Decreto Interministeriale n. 129 del 28 agosto 2018 contenente il Regolamento recante

istruzioni generali  sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi

dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107;

 

VISTO             il D.P.R. 8 marzo 1999, n. 275;

VISTO             il D.lgs. 30 luglio 1999, n. 286;

VISTO             l’art. 24 del Decreto Interministeriale 28 agosto 2018, n. 129;

VISTO             l’art.25, comma 5, del D.Lgs.30 marzo 2001, n. 165;

VISTO             il C.C.N.L. 24/07/2003 e pubblicato sulla G.U. 14 agosto 2003, n. 188 e, in particolare gli artt. 44

commi 1 e 2) e 47 (comma 2), contenente i nuovi profili professionali del personale ATA, tra cui quello di Direttore dei servizi Generali ed Amministrativi, nel quale si dispone che l’attività del medesimo Direttore è svolta sulla base degli indirizzi impartiti e degli obiettivi assegnati dal Dirigente Scolastico;

 

 

CONSIDERATA l’opportunità di orientare l’autonomia operativa negli ambiti di azione attribuiti dalle norme, tramite l’esplicitazione di criteri e l’individuazione di obiettivi;

EMANA
la seguente

DIRETTIVA DI MASSIMA SUI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI PER L’ANNO SCOLASTICO 2023/2024

Art. 1 – Ambiti di applicazione

Le presenti direttive di massima trovano applicazione nell’ambito dell’attività discrezionale da Lei svolta nel campo della gestione dei servizi amministrativo-contabili e dei servizi generali di questa istituzione scolastica. Le direttive di massima costituiscono linee di guida, di condotta e di orientamento preventivo, allo svolgimento delle sue competenze relative ai servizi generali amministrativi nonché all’organizzazione ed alla valorizzazione del personale ATA.

Esse costituiscono linee di guida, di condotta e di orientamento preventivo allo svolgimento di tali attività.

L’esercizio delle competenze della S.V. va comunque costantemente raccordato con la scrivente che sarà disponibile per ogni esigenza di confronto e di condivisione delle problematiche e delle relative soluzioni, nel pieno rispetto degli ambiti di rispettiva autonomia decisionale definiti dalle norme e dal contratto di lavoro, al fine di garantire una gestione quanto più possibile efficace, efficiente ed economica dei servizi generali e amministrativi.

Art.2 – Ambiti di competenza

La presente direttiva di massima afferisce alla gestione dei servizi amministrativo-contabili e dei servizi generali dell’istituzione scolastica IC Zingarelli, inerenti alle attività aventi natura discrezionale del DSGA e del restante personale A.T.A. posto alle sue dirette dipendenze.  Nell’ambito delle proprie competenze, definite nel relativo profilo professionale, e nell’ambito delle attribuzioni assegnate all’istituzione scolastica, il Direttore dei servizi generali e amministrativi è tenuto a svolgere funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati e agli indirizzi impartiti con le presenti direttive. Spetta al Direttore dei servizi generali e amministrativi di vigilare costantemente affinché ogni attività svolta dal personale A.T.A. sia diretta ad assicurare l’unitarietà della gestione dei servizi amministrativi e generali della scuola in coerenza e strumentalmente rispetto alle finalità ed obiettivi dell’istituzione scolastica, in particolare del Piano dell’Offerta Formativa tenendo in opportuno conto le diverse esigenze dell’Istituto. A tal fine, nella gestione del personale A.T.A. posto alle sue dirette dipendenze,  è tenuto ad un costante impegno di valorizzazione delle singole professionalità, organizzando le attività al fine di garantire una gestione quanto più possibile efficiente ed efficace, che tenga conto delle competenze e delle esperienze maturate da ciascuno.

Art. 3 – Organizzazione generale dell’istituzione scolastica

Nell’ambito delle proprie competenze, la S.V. svolgerà funzioni di coordinamento e promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati e agli indirizzi impartiti con il presente atto, in attuazione “dei principi dell’autonomia scolastica di cui all’art. 21 della Legge n. 59 del 1997, dei regolamenti attuativi e delle conseguenti competenze gestionali riorganizzate, in ogni Istituzione Scolastica, sulla base del principio generale dell’unità dei servizi amministrativi e generali e delle esigenze di gestione e organizzazione dei servizi tecnici”.

Si segnala l’importanza del Piano delle attività del personale ATA come strumento essenziale per l’organizzazione efficace dei servizi e per l’attuazione del PTOF d’istituto; esso va costruito in connessione funzionale con il piano annuale delle attività dei Docenti e va modificato, nel rispetto dei principi preventivamente definiti e fatti oggetto di relazioni sindacali, per assicurarne il necessario adattamento alle esigenze dell’istituzione scolastica.

Si raccomanda di contribuire a ridurre il più possibile la fase transitoria di gestione del personale ATA di inizio d’anno, nella quale sono sempre necessari adattamenti organizzativi in relazione al cambiamento delle risorse professionali disponibili.

I servizi amministrativi devono essere organizzati in modo da eseguire entro i dovuti termini, senza necessità di ulterio­ri sollecitazioni, le attività previste dalla vigente normativa. A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, si richia­mano qui il controllo quotidiano della casella di posta elettronica istituzionale e quella della PEC, l’invio delle visite medi­che di controllo, la denuncia all’INAIL e all’assicurazione di infortuni occorsi a dipendenti e alunni secondo le disposizioni nor­mative vigenti, la comunicazione telematica obbligatoria dell’instaurazione, trasformazione e cessazione di ogni rapporto di lavoro autonomo e subordinato, la predisposizione degli ordinativi di pagamento entro i termini stabiliti per non incorrere in more e penali di alcun genere. Nell’ambito delle presenti direttive di massima, tenendo conto di quanto riferito in informazione preventiva circa i criteri di organizzazione del lavoro del personale ATA, il DSGA provvederà alla predisposizione di un organigramma dettagliato delle competenze interne (es. tenuta dei registri, protocollo, predisposizione atti amministrative contabili, anagrafe scolastica, attività extracurricolari, gestione chiamata supplenti, adempimenti privacy, gestione infortuni, visite fiscali, referenti per il Consiglio di istituto e Giunta esecutiva ). La S.V.  è individuata quale responsabile dell’istruttoria inerente ogni singolo procedimento amministrativo ai sensi dell’art. 5, c. 1 della legge 241/90, nonché dell’art. 10, c. 1 del DM 190/1995.

E’ tenuta a riferire tempestivamente al Dirigente ogni fatto che possa configurare irregolarità, illecito o infrazione disciplina.

Si raccomanda alla S.V. di provvedere a quanto disposto dal CCNL vigente relativamente al piano di formazione del personale ATA. In particolare il Piano per la scuola digitale richiede l’adozione da parte della scuola di specifiche azioni che coinvolgano il lavoro della segreteria e dei servizi tecnici da individuare attraverso una progettazione condivisa.

La possibile rielaborazione del Piano Triennale dell’Offerta Formativa da parte del Collegio conseguente all’assegnazione del personale docente dagli ambiti richiederà il contributo della S.V. e del personale tecnico e di segreteria.

Sarà indispensabile una stretta collaborazione anche per definire le scelte di amministrazione e di gestione che dovranno essere rese note al Collegio dei Docenti per l’adozione delle scelte relative all’attuazione del PTOF.

Nella gestione del Programma annuale 2023 e nella predisposizione del Programma annuale 2024 si dovrà tenere conto della tempistica di comunicazione ed erogazione dei fondi per il funzionamento indicata dalla legge (settembre per il periodo settembre/dicembre e febbraio per il periodo gennaio/agosto) già applicata nel 2022/2023.

Si ricorda di segnalare sempre tempestivamente alla scrivente ogni problematica e di dare priorità nel lavoro amministrativo alle scadenze che possono determinare contenziosi, lesione di diritti dell’utenza, dei lavoratori e dei fornitori e sanzioni nei confronti della scuola.

La maggiore attenzione dovrà essere prestata ad assicurare sempre la sicurezza e la salute degli alunni con particolare riguardo all’utilizzo dei laboratori, seguendo sempre le indicazioni presenti nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR).

L’impatto degli interventi di riforma delle Pubblica Amministrazione (in particolare trasparenza/anticorruzione e dematerializzazione) sulla gestione amministrativo contabile e organizzativa, alla quale il Direttore dei Servizi dà un contributo essenziale e che al momento è in continua evoluzione, richiederà un continuo confronto per individuare priorità, emergenze, decisioni condivise e soluzioni gestionali.

L’istituzione scolastica costituisce una singola unità organizzativa, responsabile dei procedimenti amministrativi ad essa attribuita dalle norme vigenti. Le relative attività amministrative devono essere organizzate in tre aree operative: didattica, personale, affari generali.

Art. 4 – Assegnazione dei criteri

Nell’espletamento dei propri compiti e funzioni, la S.V. si dovrà ispirare ai criteri di seguito individuati ed esplicitati:

1. Legittimità e trasparenza dell’azione amministrativa coinvolgendo tutto il personale, ognuno per la propria funzione, nel rispetto dei suddetti principi;
2. Efficienza, efficacia, economicità e di imparzialità nell’azione amministrativo-contabile e nella gestione delle risorse umane e strumentali;
3. I principi di efficienza, efficacia ed economicità unitamente alla trasparenza, dovranno essere guida nell’attività istruttoria negoziale;
4. Rispetto delle scadenze e degli adempimenti contabili -fiscali
5. Focalizzazione sui risultati nel rispetto delle procedure;
6. Semplificazione procedurale;
7. Rispetto del diritto di accesso e di partecipazione ai procedimenti amministrativi;
8. Coerenza funzionale e strumentale agli obiettivi dell’Istituto e alle attività previste dal P.T.O.F.;

In particolare, l’attività amministrativa posta in essere dal D.S.G.A. terrà conto delle norme generali e specifiche di:

• Diritto amministrativo;
• Contabilità dello Stato;
• Legislazione scolastica;
• Adeguamento alle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
• Salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, con particolare riferimento alle misure anticovid-19;
• Sicurezza informatica.

Art. 5 – Obiettivi Generali

Facendo riferimento alle funzioni attribuite al Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi dal nuovo CCNL, dal Regolamento di Contabilità e dalle norme vigenti relative all’attività amministrativo-contabile e gestionale nella pubblica amministrazione, nell’ organizzazione e nella gestione dei servizi amministrativi la S.V. perseguirà i seguenti obiettivi generali:

Facilitare l’accesso ai servizi, accogliere ed orientare l’utenza far conoscere il servizio e la sua organizzazione;

Garantire la conoscenza dei processi decisionali in riposta a richieste e bisogni dell’utenza;

Assicurare il rispetto puntuale delle determinazioni assunte dalla scuola per il rispetto della

normativa e degli indirizzi applicativi relativi alla pubblicità, alla trasparenza e all’anticorruzione

Migliorare la fornitura dei servizi

Rendere più rapida la risposta alle richieste di servizi ed informazioni; Facilitare l’utente nella formulazione delle proprie richieste;

Facilitare l’utente nell’adempimento di quanto gli viene richiesto; Adeguare il servizio e la comunicazione alle persone;

Ridurre il disagio dell’attesa.

Controllare e correggere il servizio

Ridurre e prevenire gli errori;

Assicurare la costanza del servizio nel tempo;

Prevedere e gestire gli imprevisti;

Richiedere una valutazione del servizio da parte dell’utenza; Prevedere e definire le procedure di correzione degli errori.

Innovare il servizio attraverso l’utilizzo di nuovi strumenti e tecnologie e attraverso la valutazione delle procedure seguite. Rendere compatibili fra di loro gli strumenti informatici utilizzati;

Estendere a tutto il personale la conoscenza e la competenza necessaria all’uso delle tecnologie multimediali

Prevedere la valutazione degli strumenti e delle procedure seguite;

Predisporre specifiche attività finalizzate alla dematerializzazione degli atti prodotti dalla scuola;                     Assicurare la continuità delle funzioni di gestione finanziaria, dell’ organizzazione e dell’azione amministrativo contabile

Formalizzare le procedure gestionali attraverso una modulistica appositamente predisposta;

Diffondere la conoscenza delle procedure seguite a tutto il personale amministrativo;

Organizzare lo scambio di informazioni fra il personale degli uffici e la loro cooperazione in modo da garantire la continuità nella gestione delle procedure amministrative e contabili;

Attivare specifiche attività di informazione e di coinvolgimento dell’assistente amministrativo individuato come sostituto del direttore dei servizi;

Assicurare sempre l’accesso agli archivi cartacei e informatizzati da parte del dirigente scolastico e del personale dallo stesso autorizzato.

Art. 6 – Indirizzi Operativi

La S.V. seguirà, in particolare, i seguenti indirizzi operativi:

Nella fase di avvio dell’anno scolastico, nelle more della predisposizione del Piano delle Attività e dei Servizi Generali e Amministrativi per l’a. s. 2023/2024, tenuto conto della necessità di garantire, nella delicata fase dell’avvio dell’anno scolastico, la piena funzionalità dei servizi generali e amministrativi, la S.V. avrà cura di predisporre un ordine di servizio provvisorio per il personale ATA, assicurando la piena funzionalità degli uffici, la piena fruibilità dei locali scolastici destinati

all’attività didattica e l’espletamento di tutte le attività connesse con l’avvio dell’anno scolastico, evitando che la mancanza di dettagliate indicazioni operative possa creare disservizi all’utenza o ritardi negli adempimenti richiesti dalla normativa, dall’amministrazione scolastica e dagli enti locali. Fin dall’inizio dell’anno scolastico la S.V., al fine di garantire il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio amministrativo, anche in relazione ai rapporti con l’utenza, assicurerà il rispetto degli obblighi di affissione all’albo dell’Istituto ed in A.T. utilizzando le forme di registrazione che riterrà più idonee allo scopo e garantirà la completa disponibilità di tutto il personale amministrativo ai rapporti con il pubblico, definendo un orario di ricevimento durante il quale sia garantita la presenza di almeno un’unità di personale in grado di gestire le esigenze dell’utenza in riferimento a tutte le aree dei servizi amministrativi.

Relativamente all’utilizzazione del personale ATA, alle dirette dipendenze del Direttore dei Servizi, la S.V. garantirà la piena attuazione dei profili professionali previsti dal vigente contratto nazionale di lavoro, soprattutto laddove vengono richiesti autonomia, utilizzo di margini valutativi e responsabilità sugli atti predisposti nell’ambito delle direttive e delle istruzioni ricevute e, al fine di predisporre il Piano delle Attività che sarà adottato dopo l’espletamento delle procedure dal nuovo CCNL, sentirà il personale, con le modalità ritenute opportune.

Relativamente all’orario di lavoro del personale ATA, la S.V. potrà proporre l’adozione delle tipologie di orario previste dal CCNL per garantire il pieno accesso ai servizi di segreteria da parte dell’utenza e la razionale distribuzione tra le sedi del personale collaboratore scolastico presente in organico, per consentire la realizzazione di tutte le attività previste nel Piano dell’Offerta Formativa. La S.V. vigilerà sul rispetto dell’orario del personale ATA, adottando le necessarie misure di controllo.

Relativamente al proprio orario di servizio, la S.V. utilizzerà il sistema di registrazione delle presenze, adottato per tutto il personale ATA, computando i tempi di lavoro svolto all’esterno degli uffici di segreteria, in caso di sopralluoghi in altre sedi dell’istituto, pratiche che richiedano la presenza della S.V. presso l’istituto cassiere o gli uffici provinciali dell’amministrazione o altre attività esterne necessarie alla funzionalità dei servizi della scuola, dandone sempre preventiva comunicazione alla scrivente;

Relativamente alla definizione dei procedimenti sia amministrativi sia di tipo contrattuale, di competenza dell’Istituto, la S.V. curerà con particolare attenzione che tutti gli atti connessi a ciascun procedimento, in particolare quelli pubblicati sul sito nell’ambito delle misure per la trasparenza e l’integrità, siano seguiti e gestiti nel rigoroso rispetto dei termini di conclusione del procedimento previsti in particolare dall’art. 7 della L. 69/2009 e successive modifiche, tenuto conto dei profili di responsabilità connessi al mancato rispetto dei termini. Si raccomanda di predisporre un’organizzazione della conservazione degli atti contrattuali che consenta il semplice e rapido reperimento degli atti in caso di consultazione da parte della S.V. e della scrivente. Relativamente all’obbligo di pubblicazione dei procedimenti amministrativi e dei relativi termini di conclusione, la S.V provvederà congiuntamente con la scrivente al monitoraggio e all’eventuale aggiornamento dell’elenco già pubblicato sul sito web dell’istituto;

Considerato che si dovrà procedere all’elaborazione delle ricostruzioni di carriera del personale che ha superato il periodo di prova si invita la S.V. ad organizzare per tempo le attività dell’Ufficio per il rispetto dei termini stabiliti dal comma 209 della legge 107/2015: domanda di riconoscimento dei servizi agli effetti della carriera del personale scolastico nel periodo compreso tra il 1° settembre e il 31 dicembre di ciascun anno, e comunicazione entro il 28 febbraio al MEF – Ragioneria generale dello Stato dei dati relativi alle istanze per il riconoscimento dei servizi;

Relativamente alla definizione ed esecuzione degli atti a carattere amministrativo-contabile, rispetto ai quali la S.V. ha autonomia operativa e responsabilità diretta, la S.V. assumerà tutte le decisioni necessarie a mantenere ed elevare gli standard di efficienza ed efficacia, prestando particolare attenzione all’evoluzione delle norme contrattuali e fiscali.

La S.V. fornirà inoltre alla scrivente la collaborazione prevista dal D.I. n. 128/2018 per la predisposizione del programma annuale e del conto consuntivo entro i tempi previsti dal medesimo D.I. il cui rispetto riveste particolare rilevanza perché garantisce l’espletamento delle funzioni da parte di tutti gli organi della scuola e il raggiungimento dell’efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa.

Si raccomanda inoltre alla S.V. di prestare particolare attenzione alle variazioni al programma annuale necessarie a garantire la tempestività delle modifiche relative alle spese per il personale e la partecipazione ai monitoraggi dell’amministrazione. Relativamente all’applicazione della normativa sull’obbligo della fatturazione elettronica nella Pubblica Amministrazione, si raccomanda di fornire al personale le necessarie istruzioni e di adottare le opportune modalità di controllo delle procedure contabili, di registrazione degli impegni di spesa e di liquidazione e pagamento delle fatture, con riferimento anche all’applicazione della normativa sul regime di scissione dei pagamenti – SPLIT PAYMENT che è soggetta a continui aggiornamenti applicativi comunicati attraverso l’accesso alla relativa Piattaforma attraverso l’utilizzo di Web Services; Relativamente alla comunicazione al MEF, Ragioneria Generale dello Stato, delle posizioni debitorie della scuola, o della loro assenza, la S.V. assicurerà, attraverso una adeguata organizzazione dei servizi amministrativo contabili, il rispetto dell’art 7, comma 4-bis, del decreto legge n. 35/2013, che prescrive che entro il 30 aprile di ciascun anno le pubbliche amministrazioni provvedano a rilasciare l’elenco completo dei propri debiti certi, liquidi ed esigibili alla data del 31 dicembre dell’anno precedente, non estinti alla data della comunicazione stessa. A tal proposito si ricorda che la circolare della Ragioneria Generale dello Stato n. 30/2013 ha precisato che tale comunicazione ha effetti meramente ricognitivi e che l’inclusione nell’elenco non determina l’automatica certificazione del credito. Ogni eventuale modifica delle procedure è comunicata attraverso la Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti http://www.mef.gov.it/certificazionecrediti/index.html.

Considerata la continua evoluzione e innovazione, nella direzione dell’utilizzo degli strumenti telematici, della gestione amministrativa, contabile e finanziaria si raccomanda di prestare costante attenzione alle comunicazioni del MEF – RGS.

La medesima attenzione è indispensabile per la gestione dei servizi attraverso le funzioni del SIDI e per l’applicazione dell e comunicazioni della Direzione Generale per la politica finanziaria e per il bilancio del MIUR;

Relativamente all’attività negoziale, la S.V. fornirà alla scrivente la collaborazione necessaria alla predisposizione di tutte le attività istruttorie ad essa connesse, ai sensi dell’art. 44, comma 2, del D. I. n. 129/2018 e del Codice dei Contratti pubblici recentemente innovato (Dlgs n.50 del 18 aprile 2016) e svolgerà direttamente l’attività negoziale prevista dal D. I. n. 129/2018 e quella a cui sarà espressamente delegata, ai sensi dell’art. 44, comma 3;

Relativamente alla tracciabilità dei flussi finanziari prevista dalla L. 136/2010 e alle indicazioni attuative fornite a tale proposito dal Decreto Legge 187 del 12 novembre 2010, trasformato in Legge 217 del 17 dicembre 2010, la S.V. curerà che in tutti i casi previsti dalla richiamata normativa l’Istituto provveda alla richiesta dei codici identificativi di gara CIG e, ove necessario, CUP;

Relativamente alla presenza di esperti esterni dei quali l’Istituto si avvale per particolari tipologie di servizi (amministratore di sistema, esperti esterni per la sicurezza, formatori, ), la S.V. curerà la corretta formulazione dal punto di vista amministrativo contabile dei contratti da stipulare e procederà alla esatta quantificazione degli importi contrattuali, contribuendo preventivamente all’individuazione delle modalità di scelta del contraente;

Relativamente alla gestione patrimoniale dei beni e dei libri contenuti nell’inventario, di cui la S.V. è consegnataria, ai sensi dell’art. 30 del D. I. n. 129/2018, la S.V. procederà al tempestivo affidamento della custodia al personale ATA che li utilizza e ai docenti responsabili che saranno indicati dalla scrivente, secondo le procedure previste dall’art. 30,lettera a del D. I. n. 129/2018 ed eserciterà, attraverso modalità che non abbiano incidenza sulle attività didattiche agli opportuni controlli sulla conservazione di tutti i beni del patrimonio e sui passaggi di consegna;

Relativamente alla gestione degli edifici scolastici, la S.V. collaborerà con la scrivente nella programmazione degli interventi di ripristino della funzionalità e del decoro dei locali, contribuendo all’individuazione degli interventi periodici di manutenzione ordinaria e straordinaria da inoltrare all’Ente Competente, sulla base delle indicazioni del Servizio di Prevenzione e Protezione dell’Istituto;

Relativamente alla gestione delle supplenze temporanee per la sostituzione del personale assente, la S.V. provvederà a dare disposizioni affinché vengano utilizzate dal personale incaricato dell’interpello dei supplenti tutte le procedure previste e assicurerà da parte del personale amministrativo incaricato l’espletamento tempestivo delle procedure richieste dal sistema informatico per la registrazione dei contratti e il corretto adempimento delle comunicazioni telematiche ai servizi per l’impiego nei termini stabiliti dalla normativa.

Considerato che la legge di stabilità 2015 ai commi 332 e 333 dell’art.1 ha introdotto, dal 1 settembre 2015, limitazioni alle sostituzioni del personale assente, dovrà essere monitorato continuamente lo svolgimento dei servizi non svolti dal personale ATA assente e dovrà essere assicurata prioritariamente la sicurezza. Per il personale docente, considerati il comma 333 art.1 della legge di stabilità 2015 che fa salvi ” la tutela e la garanzia dell’offerta formativa” relativamente al divieto di assumere supplenti per il primo giorno di assenza dei docenti e il comma 88 della legge di riforma che stabilisce che il dirigente “può effettuare le sostituzioni dei docenti assenti per la copertura di supplenze temporanee fino a dieci giorni con personale dell’organico dell’autonomia” e non obbliga a non utilizzare i supplenti, la scrivente provvederà a fornire specifici indirizzi all’ufficio di segreteria e ai docenti collaboratori ai quali saranno delegate specifiche funzioni.

A tal fine sarà indispensabile monitorare e registrare, fin dall’inizio delle lezioni, le assenze per classi, personale, tipologia di assenza e durata istituendo un apposito registro che consenta la definizione degli indirizzi da assumere. Nel corso dell’anno, dopo il completamento dell’organico dell’autonomia della scuola, sarà rivalutata la situazione e aggiornati gli indirizzi.

Relativamente alla gestione delle assenze del personale, la S.V. assicurerà il corretto adempimento da parte del personale amministrativo incaricato delle comunicazioni telematiche ai fini dell’eventuale riduzione dei compensi e, relativamente all’inoltro della visita fiscale, dovrà tenere conto di quanto previsto dalla normativa vigente, predisponendo la richiesta di controllo fiscale, da inviare fin dal primo giorno, nei casi di assenze che si verifichino in giornate precedenti o success ive a quelle non lavorative e attenendosi in tutti gli altri casi alla valutazione discrezionale della scrivente che disporrà l’effettuazione della visita tenendo conto della quantità, della frequenza delle assenze e della loro ripetizione nei medesimi periodi o occasioni valutando di volta in volta la condotta complessiva del dipendente, al fine di contemperare l’esigenza di contenere i costi a carico dell’Amministrazione con la necessità di contrastare e prevenire le condotte assenteistiche.

Relativamente all’attuazione delle misure di riduzione del rischio, previste dal documento di valutazione dei rischi della scuola ed in particolare per quanto riguarda il piano di evacuazione, la S.V. provvederà a verificare la completa conoscenza delle disposizioni da parte del personale ATA, proponendo le eventuali attività di formazione necessarie, esercitando una continua vigilanza sul rispetto delle disposizioni impartite al personale ATA ed informando periodicamente la scrivente dei risultati delle verifiche effettuate;

In riferimento agli adempimenti per l’applicazione delle disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni, la S.V. curerà la corrispondenza dell’attività amministrativa alle disposizioni normative, fornendo al personale indicazioni operative essenziali a garantirne l’immediata e puntuale applicazione.

Si raccomanda di organizzare l’attività di verifica delle autodichiarazioni, sia relativamente alle richieste provenienti da altre amministrazioni sia relativamente alle autodichiarazioni effettuate negli atti presentati a questa istituzione scolastica, in modo da ottenere il minor impiego di risorse professionali, evitare errori e assicurare risultati completi, esatti e esaurienti. La S.V. svolgerà a tal fine le funzioni di ufficio responsabile di cui all’art 72, comma 1, del DPR 445/2000, così come modificato dalla legge 183/2011, sulla responsabilità in materia di accertamento d’ufficio e di esecuzione dei controlli con riferimento in particolare alla trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti. Relativamente alle recenti integrazioni del Testo Unico in materia di casellario giudiziale, DPR 313/2002, che hanno previsto che,  il datore di lavoro debba richiedere il certificato del casellario giudiziale della persona da assumere, al fine di verificare l’inesistenza di condanne per i reati previsti dagli articoli 600-bis, 600-ter, 600quater, 600-quinquies e 609-undecies del codice penale o l’inesistenza dell’interdizione all’esercizio di attività che comportino contatti diretti e regolari con minori, si raccomanda di prevedere sempre la verifica di tutte le autocertificazioni presentate e la tempestiva comunicazione alla scrivente degli esiti. Considerato che si sono registrati in molte scuole casi di dichiarazioni non veritiere in merito all’assenza di condanne penali da parte del personale neo assunto – al momento della stipula dei contratti per supplenze o della presa di servizio a tempo indeterminato – per scarsa conoscenza della relativa normativa, si raccomanda di istruire il personale addetto alla ricezione delle dichiarazioni personali affinché ricordi sempre agli interessati le conseguenze penali e sul contratto di lavoro delle dichiarazioni non veritiere;

In riferimento al piano di “dematerializzazione” delle procedure amministrative e dei rapporti delle scuole con il personale, le famiglie e gli studenti, previsto dall’art.7 del decreto Legge 95/2012, la S.V. curerà, in accordo con la scrivente, la piena attuazione delle istruzioni operative date dal MIM, attraverso l’attivazione delle risorse professionali e la predisposizione delle necessarie misure organizzative dell’ufficio di segreteria. Considerata l’entrata in vigore delle modifiche del CAD (Codice per l’Amministrazione Digitale Dlgs n.82 del 7 marzo 2005) conseguenti all’attuazione della delega contenuta nell’art. 1 della legge 124/2015 e le previste modifiche alle scadenze fissate dal DPCM 13 novembre 2014 si raccomanda di seguire con attenzione l’evoluzione normativa per dare assicurare l’attuazione a tutte le innovazioni;

Relativamente alle comunicazioni in arrivo attraverso tutti i canali (posta elettronica certificata e normale, canale Intranet del MIM, posta ordinaria, telefono) la S.V. individuerà adeguate modalità organizzative tali da consentire una puntuale e tempestiva consegna giornaliera delle stesse alla scrivente, anche in relazione alle numerose richieste di adempimenti provenienti dai diversi uffici (ATP, USR, MIUR ecc.) con scadenze sempre più ravvicinate, e indicherà il nominativo dell’assistente amministrativo incaricato della predisposizione e della diffusione delle comunicazioni al personale interno e all’esterno.

Si raccomanda di predisporre, verificandone con continuità la funzionalità, un sistema di controllo efficace per accertare che le circolari, in particolari quelle che comunicano al personale riorganizzazioni del servizio e procedimenti che hanno rilevanza sullo stato giuridico e sul contratto di lavoro siano sempre state viste (presa visione) dal personale interessato;

Si raccomanda la S.V. di organizzare il confronto e l’informazione continua con l’assistente amministrativo che assicurerà la sostituzione della S.V. e di agevolare l’accesso a tutta la documentazione della scuola e il suo utilizzo in caso di assenza. Si invita la S.V. a tenere informata la scrivente in merito alle assenze dal servizio previste o programmate per poter analizzare insieme le esigenze di funzionalità e trovare il modo migliore di soddisfarle. Nello stesso modo opererà anche la scrivente al fine di poter sempre considerare insieme le eventuali problematiche e ricercare soluzioni condivise.

 

Art. 7 – Concessione ferie, permessi, congedi

Al fine di assicurare il pieno e regolare svolgimento del servizio, in ciascun settore di competenza, il DSGA predispone per tempo un piano organico delle ferie del personale ATA, in rapporto alle esigenze di servizio, assicurando le necessarie presenze nei vari settori, rispetto alla tempistica degli adempimenti e nel rispetto della normativa contrattuale in materia.

Per la concessione dei permessi giornalieri o brevi (permessi orario), il Dirigente scolastico adotta i relativi provvedimenti, sentito il DSGA per quanto riguarda le compatibilità del servizio.

Art. 8 – Svolgimento attività aggiuntive e straordinario

Il lavoro straordinario del personale ATA viene autorizzato dal Dirigente scolastico sulla base delle esigenze accertate dal Dirigente medesimo o dal DSGA. Nel caso di richiesta di lavoro straordinario da parte del personale ATA, il DSGA cura che essa venga previamente sottoposta all’approvazione del Dirigente con adeguata motivazione.

Art. 9 – Incarichi specifici del personale ATA

Gli incarichi specifici dei diversi profili professionali sono assegnati dal Dirigente scolastico, su proposta del DSGA, in base alle effettive esigenze organizzative e funzionali dell’istituzione scolastica.

Spetta al DSGA, attraverso periodici incontri con il personale ATA, vigilare sull’effettivo svolgimento degli incarichi specifici. In caso di rilevate inadempienze, il DSGA riferisce sollecitamente al Dirigente scolastico per gli eventuali provvedimenti di competenza.

Art. 10 – Pulizie e sanificazione dei locali.

La SV vorrà predisporre un piano per la pulizia e sanificazione dei locali con relativo cronoprogramma come segue:

La S.V. provvederà a confermare i reparti assegnati o a rivedere l’assegnazione stessa attraverso un piano delle attività che tenga conto delle esigenze di ogni singolo plesso scolastico.

Quotidianamente, occorre pulire e sanificare tutti i servizi igienici almeno 2 volte, in orari diversi.

I servizi igienici dovranno essere costantemente aerati.

Al rientro degli studenti, le aule e tutti gli altri spazi didattici dovranno essere igienizzati quotidianamente, così come tutte le superfici e gli oggetti, in particolare banchi, lavagne, attrezzi utensili e macchine con la procedura descritta nel documento Eseguire controlli sulla corretta effettuazione delle pulizie, segnalando immediatamente al DS qualsiasi criticità.

Si rammenta che ai sensi delle norme vigenti spetta al DSGA il costante esercizio della vigilanza sul corretto comportamento, adempimento delle funzioni e delle relative competenze del personale ATA che coordina. Come previsto dal D.Lgs 81/08 art. 2, il DSGA ed esercita funzioni di preposto garantendo l’attuazione delle disposizioni inerenti la sicurezza e la corretta esecuzione da parte del personale ATA, con particolare attenzione all’utilizzo dei DPI e ottemperanza alle procedure e alle disposizioni impartite.

Art. 11 – Disposizioni Finali

Si richiede infine di riservare particolare attenzione all’evoluzione della normativa relativa alle disposizioni amministrativo- contabili della pubblica amministrazione e del settore scolastico, alle direttive del MIM, della Funzione Pubblica e del MEF ed alla loro attuazione, proponendo percorsi di adeguamento del funzionamento degli uffici e dei servizi che prevedano la formazione del personale, l’assegnazione di responsabilità, l’acquisizione delle dotazioni tecniche e strumentali e dei materiali necessari a supportare le innovazioni.

La scrivente ritiene che sarà indispensabile il continuo confronto sulle novità introdotte dalle innovazioni normative in corso nella scuola e nella pubblica amministrazione che certamente richiederanno una attenta valutazione e interpretazione delle problematiche che emergeranno.

Eventuali ulteriori obiettivi ed indirizzi ed  ulteriori criteri e modalità relativi all’utilizzo del personale nell’organizzazione del servizio deriveranno dalla contrattazione di istituto che sarà avviata successivamente alla consegna da parte della S.V. del piano delle attività ed entro i termini previsti dal CCNL, e potranno anche essere oggetto di successive comunicazioni da parte della scrivente, sulla base delle esigenze e delle problematiche rilevate nel corso dell’anno scolastico.

Ai fini di una proficua collaborazione funzionale, la presente direttiva di massima è  stata preventivamente e verbalmente comunicata al Direttore dei servizi generali e verrà posta a conoscenza di tutto il personale mediante affissione all’albo pretorio online e pubblicazione sul sito della scuola nella sez. Amministrazione trasparente. La direttiva si intende prorogata anche nel successivo anno scolastico fino a pubblicazione del nuovo documento.

La Dirigente Scolastica

Dott.ssa Manuela Baffari

f.to digitalmente